W tym wpisie
Jesteśmy już za połową 2024 roku, a w związku z tym przybliża się roczne sprawozdanie ADR. Takie sprawozdanie składać możemy dopiero wraz z rozpoczęciem 2025 roku, ale pewne jego elementy można uwzględnić wcześniej. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wcześniejszemu gromadzeniu dokumentów, proces składania rocznego sprawozdania może przebiec płynnie i bez stresu, eliminując ryzyko błędów i opóźnień, które mogą skutkować sankcjami. O podstawowych wymagań dotyczących go pisaliśmy już wcześniej i teraz nieco do nich wrócimy. Co najważniejsze, chcemy wskazać, jak można przygotować się do złożenia takiego sprawozdania już teraz.
Sprawozdanie ADR przygotowuje doradca ADR
W poprzednim wpisie na ten temat zauważyliśmy:
„Obowiązek składania sprawozdania rocznego ADR jest regulowany przez Ustawę o przewozie towarów niebezpiecznych. Wzór takiego sprawozdania dostarcza Rozporządzenie Ministra transportu, budownictwa i gospodarki morskiej z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie formularza rocznego sprawozdania z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych oraz sposobu jego wypełniania. Sprawozdanie ADR jest proste w przygotowaniu, a jego złożenie, wbrew pozorom, nie musi oznaczać podstawy do przeprowadzenia kontroli.”
Sprawozdanie ADR przygotowuje doradca ADR wyznaczony w przedsiębiorstwie. Dlatego jeśli twoja firma pracuje z towarami niebezpiecznymi, a doradca ADR nie został wyznaczony, warto zweryfikować ten obowiązek jak najszybciej. Warto też pamiętać, że im wcześniej doradca zostanie zaangażowany w proces przewozu towarów niebezpiecznych, tym większa szansa na uniknięcie problemów związanych z brakiem dokumentacji lub innymi poważnymi naruszeniami. Wyznaczenie doradcy ADR po Nowym Roku tylko w celu sporządzenia sprawozdania rocznego nie jest właściwą praktyką – doradcy ADR nie sporządzają sprawozdań za lata, w których nie działali jako wyznaczeni do tego celu w danym przedsiębiorstwie.
Przygotuj się już teraz
Jeśli jeszcze nie wyznaczyłeś doradcy ADR, a podejrzewasz lub wiesz, że obowiązek ten dotyczy także twojego przedsiębiorstwa, powinien być to pierwszy krok, który przygotuje cię na prawidłowe złożenie sprawozdania rocznego ADR. W takim przypadku skontaktuj się z firmą doradczą jak najszybciej i ustal, które z wymagań dotyczą właśnie ciebie.
Sprawozdanie ADR sporządza doradca ADR, ale robi to na podstawie dostarczonych mu informacji. Podstawowym źródłem informacji koniecznych do przygotowania sprawozdania są dokumenty przewozowe. Oczywiście powinny być one wypełnione zgodnie z wymaganiami Umowy ADR. Należy również zadbać o to, by pracownicy odpowiedzialni za transport byli odpowiednio przeszkoleni w zakresie wypełniania i przechowywania dokumentów przewozowych. Regularne szkolenia mogą pomóc uniknąć błędów i usprawnić proces gromadzenia danych potrzebnych do sprawozdania.
Równie ważną kwestią jest sposób przechowywania i katalogowania tych dokumentów przewozowych. Licząc od końca roku, na złożenie sprawozdania ADR mamy czas do 28 lutego. Dwa miesiące to relatywnie sporo czasu, ale w nawale codziennej pracy łatwo odłożyć to na ostatnią chwilę. Jeśli w takiej sytuacji okaże się, że wcześniej nie wydzieliliśmy i odpowiednio skatalogowaliśmy dokumentów transportowych dotyczących przewozu ADR, prawdopodobnie nie zdążymy przygotować ich na czas lub będzie wymagać to takiego nakładu pracy w krótkim czasie, że zaburzy inne obowiązki. Będzie się to przecież wiązać z przejrzeniem dokumentacji transportowej z całego roku.
Dlatego dokumenty transportowe ADR najlepiej jest odkładać całym rokiem, wykonując np. ich kopie i przechowując w oddzielnym miejscu, właśnie w celu ułatwienia sobie pracy podczas przygotowywania ich do sprawozdania.
Po zakończeniu roku natomiast wystarczy takie dokumenty zeskanować lub wysłać w oryginale swojemu doradcy ADR, który na ich podstawie sporządzi odpowiedni dokument.
Pamiętaj o zgłoszeniu wypadków
Sprawozdanie ADR musi zawierać informacje o wypadkach z udziałem towarów niebezpiecznych, jeśli takie miały miejsce. Niezgłoszenie takiego zajścia jest poważnym naruszeniem. Należy jednak pamiętać, że sprawozdanie ADR nie jest jedynym dokumentem, na którym należy poinformować o takim zajściu. Umowa ADR wymaga także, by bezpośrednio po takim zajściu (nie dłużej niż w ciągu 14 dni od jego zajścia) złożyć odpowiedni raport powypadkowy. Ponieważ raport również sporządza doradca ADR, tak ważne jest, by wypełnić obowiązek wyznaczenia go w przedsiębiorstwie.
Dowiedz się więcej
Tym krótkim wpisem chcieliśmy przypomnieć jedynie o kilku kwestiach – głównie organizacyjnych – mających na celu ułatwienie przygotowania sprawozdania ADR. Więcej informacji można znaleźć w poprzednim wpisie dotyczącym tej tematyki, a jeśli mimo wszystko pozostają wątpliwości i niepewność, czy obowiązek złożenia takiego sprawozdania dotyczy też twojego przedsiębiorstwa, zapraszamy do kontaktu.
Zarówno ten wpis jak i wszystkie treści zawarte na niniejszej stronie mają charakter tylko i wyłącznie ogólnoinformacyjny. Nie powinny być rozumiane jako doradztwo.